ibi research an der Universität Regensburg

Elektronische Rechnungsabwicklung

Elektronische Rechnungsabwicklung

Die Digitalisierung hält in sämtlichen Unternehmensbereichen Einzug. Auch die Prozesse in der Rechnungsabwicklung werden bei den Unternehmen zunehmend digitalisiert - angefangen von der Erstellung der Rechnung, über deren Versand und Empfang bis hin zur Bearbeitung, Archivierung und Bilanzierung. Dies bedeutet für die Unternehmen oftmals spürbare Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen im Vergleich zur papier- bzw. beleghaften Rechnungsabwicklung.

Dass das Thema für die unternehmerische Praxis relevanter denn je ist, zeigt sich auch an aktuellen Aktivitäten, wie etwa der EU-Vorgabe zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU), der Entwicklung eines Standardformats zur übermittlung elektronischer Rechnungen (ZUGFeRD) sowie dem Maßnahmenpaket der Bundesregierung „Innovative Digitalisierung der Deutschen Wirtschaft 2014/2015“. Hinzu kommt, dass seit der Neufassung der rechtlichen Rahmenbedingungen 2011 durch den Gesetzgeber die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt ist, und durch den Wegfall der Signaturpflicht der Versand elektronischer Rechnungen stark vereinfacht wurde.

Während elektronische Rechnungen insgesamt immer mehr an Bedeutung gewinnen, sehen sich aber gerade kleine und mittlere Unternehmen bei der Umstellung noch vor große Herausforderungen gestellt.

ibi research hat im Rahmen des Forschungsprojekts eBusiness-Lotse Ostbayern, welches durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wurde, eine umfassene Sammlung an Informationen zu diesem Themenkomplex zusammengestellt und während der Förderperiode eine bundesweite Roadshow durchgeführt, um über die Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnung, den damit für die Unternehmen verbunden Herausforderungen und über Lösungsmöglichkeiten zu informieren.

Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung

Cover Studie

Fakten aus der Unternehmenspraxis 2017

13.09.2017: Wie die Bearbeitung und Archivierung von Ein- und Ausgangsrechnungen in den einzelnen Unternehmen abläuft, kann sehr unterschiedlich sein. Während einige Unternehmen ausschließlich auf Papier setzen, nutzen andere elektronische Prozesse – insbesondere seitdem die rechtlichen Rahmenbedingungen 2011 durch den Gesetzgeber neu gefasst wurden: Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen gleichgestellt, und durch den Wegfall der Signaturpflicht ist der Versand elektronischer Rechnungen stark vereinfacht. Mit dieser Befragung wurde nach 2011 und 2015 zum dritten Mal ermittelt, was die Unternehmen aktuell bei der Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen beschäftigt, was die Treiber und Hindernisse für elektronische Rechnungen sind, und wie Unternehmen die Archivierung ein- und ausgehender Rechnungen gestalten.
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Bundesweite Roadshow zur elektronischen Rechnungsabwicklung erfolgreich durchgeführt

30.09.2015: Mit der elektronischen Rechnungsabwicklung können Unternehmen beim Versand und Empfang von Rechnungen Geld einsparen und spürbare Effizienzsteigerungen erzielen. Doch die Probleme liegen oft im Detail, etwa in der Frage der rechtssicheren Archivierung. Um den Unternehmen praxisnah und kompetent Hilfestellung geben zu können, hat ibi research als Träger des eBusiness-Lotsen Ostbayern im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) eine bundesweite Roadshow durchgeführt. Dabei wurden in den letzten sieben Monaten in neun Städten insgesamt über 1000 Teilnehmer zum Thema elektronische Rechnungen informiert. Die überwältigende Resonanz zeigt den nach wie vor immensen Informationsbedarf der Unternehmensvertreter.
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Elektronische Rechnungsabwicklung in der Praxis - Webinar veröffentlicht

Cover Webinar

28.09.2015: Vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen besteht oftmals Unsicherheit bei der Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie der damit verbunden Wahl der geeigneten Herangehensweise. Häufig sind diese Unsicherheiten auf Wissensdefizite zurückzuführen. Leicht verständliche und kompakt aufbereitete Informationsmaterialien sind daher optimal geeignet, um diese betreffenden Unternehmen zielgerichtet bei Digitalisierungsprojekten wie der elektronischen Rechnungsabwicklung zu unterstützen. Aus diesem Grund hat das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg GmbH als Träger des eBusiness-Lotsen Ostbayern im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) ein Webinar in Form von Erklärvideos zur elektronischen Rechnungsabwicklung veröffentlicht. Neben einem breiten Überblick zu den wesentlichen Themen werden ausgewählte Fragestellungen, welche viele Unternehmen bewegen, von einem Experten beantwortet.
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Elektronische Rechnungsabwicklung - Fallbeispiele erfahrener Unternehmen

Cover Fallbeispiele

22.09.2015: Im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung besteht nach wie vor ein großes, häufig ungenutztes Potenzial bei Unternehmen, gerade im Mittelstand und Handwerk. Daher ist es wichtig, die Unternehmen praxisnah mit qualitativ hochwertigen Informationsmaterialien zu unterstützen. Zu diesem Zweck hat das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg GmbH als Träger des eBusiness-Lotsen Ostbayern im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) eine umfangreiche Fallbeispielsammlung mit sieben erfahrenen Unternehmen und einem Interview veröffentlicht. Diese bietet detaillierte Einblicke in die Umsetzung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie die damit verbundenen Herausforderungen.
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Infobroschüre: Elektronische Rechnungsabwicklung

Cover Infobroschuere

Das müssen Sie wissen!

18.08.2015: Täglich werden tausende Rechnungen per Post quer durch Deutschland verschickt. Für Rechnungssteller können durch diese Form der Kommunikation hohe Kosten entstehen, z. B. für Portogebühren oder Geschäftspapier. Auch für Rechnungsempfänger kann die Verarbeitung von papierhaften Rechnungen einige Herausforderungen mit sich bringen. Beispielsweise führen Verzögerungen im Rahmen der Bearbeitung dazu, dass Skonti nicht mehr in Anspruch genommen werden können.

Abhilfe für diese und andere Probleme kann der Versand bzw. der Empfang elektronischer Rechnungen leisten. Diese Auffassung teilt auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Mit seiner Initiative „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ fördert es mehrere regional tätige eBusiness-Lotsen in Deutschland mit dem Ziel, anbieterneutrale und praxisnahe IKT-Informationen für Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Um vor allem kleinen und mittleren Unternehmen einen einfachen Einstieg in die elektronische Rechnungsabwicklung zu ermöglichen, hat der eBusiness-Lotse Ostbayern eine kompakte und übersichtliche Infobroschüre zu diesem Thema erarbeitet. Die kostenlose Infobroschüre steht ab sofort zum Download bereit.
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Aktuelle Studie: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung

Cover Studie

Fakten aus der Unternehmenspraxis

11.05.2015: Das papierlose Büro bleibt ein Wunschbild: 69 Prozent der Unternehmen drucken elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus. Das zeigt eine Studie des eBusiness-Lotsen Ostbayern, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg als Träger eines eBusiness-Lotsens im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat. Auch wenn die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist – immerhin über ein Drittel der Unternehmen bevorzugen elektronische gegenüber Papierrechnungen – besteht damit noch deutliches Potential für Effizienzsteigerungen. Dies gilt umso mehr, als Unternehmen elektronische Rechnungen hauptsächlich wegen der Kosten- und Effizienzvorteile nutzen, die sie sich von digitalen Rechnungsformaten versprechen. Ein weiteres Ergebnis: Viele Unternehmen sind unsicher in Bezug auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen.
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